20 februari 2019 

Organisatieverandering? Gewoon een klap op de gong

Organisatieverandering? Gewoon een klap op de gong

Veranderingen zijn echt van deze tijd. Je kunt wel zeggen: er is geen organisatie die NIET in verandering is. De een wat meer dan de ander. Maar toch…Kijk alleen maar eens naar wat er geschreven wordt over zelfsturing, zelforganisatie en autonomie. De toverwoorden voor de organisatie van morgen!
Wij komen nogal eens bij organisaties over de vloer. Ons wordt dan gevraagd een verandering te ‘faciliteren’. Soms heeft dat te maken met zelfsturing of, zoals ik het zelf liever noem: zelf-organisering. Maar ook met thema’s als cultuurverandering, teamontwikkeling, samenwerken en (persoonlijk) leiderschap krijgen we te maken.

We vinden het vaak jammer dat onze hulp wordt ingeroepen als de lijnen al zijn uitgezet. De belangrijke beslissingen zijn al genomen en de directie weet waar het naar toe moet gaan. Er ontbreekt alleen nog één puzzelstukje: de medewerkers moeten het nu gaan DOEN.

Vaak wordt er gewerkt volgens een bepaalde methode, ik noem het maar even ‘de klap op de gong’. In schema ziet dat er als volgt uit (voor het gemak heb ik de termen boven, onder, denken en doen gebruikt):

In de top van de organisatie bedenkt men de visie, de nieuwe policy, de toekomstbestendige organisatie. Of wat dan ook. En dat is goed. Managers bepalen de richting.

Alleen ontstaat daarna vaak de neiging om die nieuwe ideeën, policy, visie, enz. zo snel mogelijk te implementeren; een sessie op de zeepkist en iedereen weet waar die aan toe is, wat er van hem of haar wordt verwacht.

In de meeste gevallen heeft deze aanpak niet het gewenste resultaat, is onze ervaring. Integendeel, het effect wil nog weleens averechts zijn.

 

Medewerkers en teams raken gedemotiveerd na de zoveelste verandering waarin ze niet echt zijn meegenomen. Ze hebben zelf hele goede ideeën hoe de processen anders, makkelijker en efficiënter kunnen, maar hebben de indruk dat er met hun ideeën niets wordt gedaan.

Wanneer je volgens onderstaand model werkt, is de kans op succes veel groter. Het kost wel meer tijd, maar acceptatie en daadwerkelijke verandering van gedrag vraagt nu eenmaal om een lange adem.

Wij werken graag volgens bovenstaande ‘lijnen’.

Een succesvolle verandering in een organisatie vraagt om een investering en focus op alle elementen uit bovenstaand venster. We onderscheiden in dit schema vier krachten die de verandering een stevige impuls geven:

  • Perspectief: dit wordt geboden wanneer enerzijds de noodzaak voor de verandering wordt aangetoond en anderzijds een duidelijke visie wordt neergelegd in de vorm van een veranderdoel.
  • Wat hierbij ondersteunt is:
  • Geef de externe noodzaak aan en wat het urgent maakt
  • Maak inzichtelijk wat de winst is van het veranderen (of: de pijn van niet-veranderen)
  • Vat de visie in een beeld of metafoor
  • Zet piketpalen uit in de tijd
  • Geloofwaardigheid: dit wordt bewerkstelligd door voorbeeldgedrag van managers en door alle systemen en procedures in de organisatie in lijn te laten zijn met de gewenste verandering.

Wat we meemaakten: alle medewerkers van een organisatie werden op training gestuurd in het kader van de veranderende organisatie. Echter in veel gevallen kwamen de leidinggevenden niet opdagen. Zij hadden het druk, of moesten een collega vervangen in een belangrijk overleg, enz. Dit stimuleert de betrokkenheid van de medewerkers niet. Bovendien waren de werkprocessen niet op orde waardoor er een enorme werkdruk was ontstaan. Geen lekkere basis voor medewerkers die deelnemen aan een teamontwikkel-programma, die weten dat er stapels dossiers op hun liggen te wachten.

Waneer leidinggevenden niet het goede voorbeeld geven is onze tip aan medewerkers: geef feedback. Wij blijven dat altijd stimuleren. En de leidinggevenden zelf?
Onze tips:
Ga op een goede manier om met feedback (feedback ontvangen is namelijk ook een kunst, zie ons artikel ‘feedback ontvangen: hoe moeilijk kun je het elkaar maken‘)
Geef ook feedback als je merkt dat medewerkers niet doen wat is afgesproken.
En… laat zien wat je doet en vertel waarom je dat doet.

  • Inspiratie: inspiratie kan worden gegeven door medewerkers de mogelijkheid te bieden zelf vorm en inhoud aan de verandering te geven binnen het aangegeven perspectief.

Haal nieuwe ideeën binnen. Spoor eigen initiatieven en best practices op en verhef deze tot norm. Daag uit tot experimenteren.

  • Veranderbereidheid: dit kan worden gestimuleerd door de individuele onzekerheden bij een verandering serieus te nemen, waar mogelijk weg te nemen en helder te maken wat de verandering in positieve zin meebrengt voor een medewerker.

Ton Plompen 

 

Over de schrijver
Reactie plaatsen